Vielen Unternehmen ist mittlerweile zwar bewusst, dass es ganz handfeste gesetzliche Regelungen für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails gibt, doch an der praktischen Umsetzung hapert es gerade bei kleineren und mittleren Betrieben noch häufig. Oftmals wird die Notwendigkeit für das eigene Unternehmen nicht gesehen oder die klassische Backup-Sicherung der Daten, die den rechtlichen Anforderungen in aller Regel nicht genügt, wird als ausreichend erachtet.

Dabei drohen bei Missachtung von Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten nicht nur drastische steuerrechtliche Schwierigkeiten (beispielsweise bei Betriebsprüfungen) bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen durch Verletzung der Buchführung, sondern auch massive wirtschaftliche Nachteile etwa bei der Unternehmensbewertung durch Banken nach den Basel II-Kriterien.

Abgesehen von der Einhaltung der rechtlichen Anforderungen sprechen auch konkrete wirtschaftliche Vorteile für den Einsatz einer professionellen Archivierungslösung.

Benötigte E-Mails lassen sich im Archiv schnell und bequem auffinden und per Knopfdruck mit allen Anhängen wiederherstellen, ohne erst lange und extrem aufwändig in Posteingängen, gesendeten Objekten oder riesigen, unübersichtlichen Backup-Dateien suchen zu müssen. Die systematische Archivierung der Mails dient damit auch firmenintern der jederzeitigen Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge und der Optimierung von Geschäftsprozessen.

Zudem bietet die unmittelbare Sicherung der E-Mails durch eine Archivierungslösung einen effektiven, zusätzlichen Schutz vor Datenverlust durch Systemabstürze, IT-Defekte oder Anwenderfehler. Gehen wichtige, unternehmenskritische E-Mails verloren, kann dies schnell Schäden verursachen, die die Kosten einer Archivierungslösung um ein Vielfaches übersteigen.