- Grundsätzlich wichtig zu wissen: E-Mails mit geschäftlichen Inhalten werden im kaufmännischen Verkehr als Handelsbriefe (laut Gesetz: § 257 Handelsgesetzbuch) eingestuft und unterliegen damit exakt den gleichen Aufbewahrungspflichten wie normale Geschäftsbriefe.
- Daraus folgt in der Praxis beispielsweise, dass steuerlich und buchhalterisch relevante E-Mails bis zu zehn Jahre lang, Mails mit anderen geschäftlich bedeutsamen Inhalten bis zu sechs Jahre lang geordnet und revisionssicher aufzubewahren sind.
- Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO) nennt als aufzubewahrende Unterlagen unter anderem empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
- Neben den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung spielen auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz „GDPdU“), die Basel II-Richtlinien und der Sarbanes-Oxley Act eine wichtige Rolle für die Pflicht zur E-Mail-Archivierung.
- GDPdU Gesetze
Die GDPdU kommt für Unternehmen vor allen dann ins Spiel, wenn Finanzbeamte bei Betriebsprüfungen auf die IT-Systeme zugreifen. In den Grundsätzen wird unter anderem festgelegt, dass steuerlich relevante Daten in einem maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden müssen und durch die spezielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung erfasst werden können. - Basel II-Richtlinien
Die Vorgaben des Basel II-Abkommens müssen von Banken bei der individuellen Bonitätseinstufung von Unternehmen berücksichtigt werden. Ganz besondere Aufmerksamkeit erhält in diesem Zusammenhang das jeweilige Risikomanagement, zu dem auch die Umsetzung der E-Mail-Archivierungspflicht zählt. Haben Unternehmen hier Defizite, muss mit einer Herabsetzung der Bonität bis hin zur Verweigerung von Krediten gerechnet werden. - Sarbanes-Oxley Act
Der Sarbanes-Oxley Act ist ein US-Bundesgesetz, das neben den an US-Börsen gelisteten Firmen und deren ausländischen Tochtergesellschaften auch alle Unternehmen betrifft, die mit diesen Handel betreiben. Es beinhaltet in erster Linie Regeln zur Verbesserung der Unternehmensberichterstattung.
